Полезные привычки по планированию дня УДОВОЛЬСТВИЕ ОТ РАБОТЫ, ИЛИ 6 ПРАВИЛ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ
За 10 лет применения, у меня выкристаллизовался свой инструментарий тайм-менеджмента, которым я пользуюсь сейчас. Вот некоторые из инструментов.
1. Записывай цели
Я разделяю цели на две категории: профессиональные и личные. Корректирую их примерно раз в год. Они вдохновляют меня и зажигают на новые дела. Эти цели записаны на бумаге, и я регулярно обращаюсь к ним.
2. 20/80 - начни делать неидеально
Я по натуре перфекционист, поэтому мне трудно бывает взяться за новое дело, пока я во всех мелочах не пойму как его сделать идеально. Мне важно, чтобы сделанная мной работа была самого высокого уровня, поэтому я частенько откладывал до последнего крупные и многошаговые дела и проекты.
В итоге я начал заставлять себя умышленно браться за работу и делать ее, пусть даже плохо. «Начни делать» - вот основной принцип, которому я себя приучал.
Заставляя себя начать, не обращая внимание на «идеальность» результата, мне удавалось выполнить 80% работы, а оставшиеся 20% - это уже было наведение лоска и безупречности. Правило Парето действовало в этом случае безотказно. На то, чтобы выполнить 80% работы, я тратил 20% усилий.
Заставлять себя начать делать работу неидеально – стало источником экономии времени и энергии. А доводить работу до «идеального» состояния стало гораздо проще и легче.
3. Формируй полезные привычки
Нашими поступками управляют привычки. Например, пришел с утра на работу, включил компьютер, залез на сайт новостей. И так изо дня в день. Почему именно такая последовательность? Да просто привычка.
Я научился замечать в себе вредные привычки и приучать себя к полезным. Это оказалось не очень сложно и результативно.
Начал я с того, что изменил свое отношение к приезду на встречи. Изначально приезжал всегда впритык. Опаздывал крайне редко, но нервничал и переживал постоянно. Теперь работает привычка – на встречу приезжать за 15 минут. Множество плюсов, начиная от исчезнувшей нервотрепки и стопроцентной пунктуальности, заканчивая появляющимися минутами для того чтобы спокойно и обстоятельно подумать, либо подготовится к встрече.
4. Планируй 6 дел
Я приучил себя планировать не более 6 дел на день.
Накопил статистику, честно признался себе, что исписанный на каждый день 20 задачами ежедневник меня угнетает и демотивирует. Мне не хочется в него заглядывать, и подобное планирование не приводит ни к чему, кроме как к ежедневному переписыванию - переносу дел с одного дня на другой.
Сейчас я планирую на день не более 6 дел. Появится седьмое, либо перенесу на другой день, либо поменяю на одно из тех, что запланировано на сегодня.
Благодаря этому появились еще некоторые плюсы. Во-первых, я стал грамотно разбивать большие части работы на этапы, и заносить в ежедневный план стал именно их, а не большую работу целиком. Во-вторых, я стал видеть результаты сделанной работы. Даже если я сделал только 4 из 6 запланированных пунктов, это почти 70% плана работ – хорошее движение вперед. А раньше бы я уныло смотрел в ежедневник, где на фоне исписанной мелким почерком страницы, эти 4 сделанных дела смотрелись бы просто жалко. И, в-третьих, я стал лучше планировать, больше делать и больше успевать.
5. Честно откладывай на потом
Есть дела, за которые я не хочу браться сегодня или сейчас. Они неприятны или хлопотны. Я приучил себя их переносить на утро следующего дня.
Если это возможно, все неприятные вещи я делаю утром, потом, как говорится, весь день свободен. Это тоже стало своего рода привычкой. Я точно знаю, что утром неприятное дело сделаю, поэтому если хочу проблему отложить, переношу её с чистой совестью. Знаю, что точно решу дело утром.
6. Фиксируй «Важное за каждый день».
У меня есть файл, который называется «Важное за каждый день».
Я начал его вести в апреле 2011 г. В нем три столбца: «дата», «важное» и «оценка».
Для каждого дня я делаю запись, что запоминающегося и важного произошло. После этого ставлю оценку. +1 означает, что за день было сделано, что-то важное, что приблизило меня к профессиональной или личной цели. 0 означает, что ничего важного не произошло (либо продолжалось выполняться ранее намеченное). -1 означает, что произошло или было сделано нечто, что от обозначенных целей меня отдалило.
Оценку ставлю скорее по ощущениям, чем по каким-то жестким критериям. К себе довольно строг. В конце каждого месяца суммирую оценки по дням, анализирую общую динамику (см. график).
Важное за день
Очень жалею, что начал вести этот файл только два года назад.
Это и дневник – приятно (или, напротив, не очень) прочесть, что было с тобой полтора года назад.
Это и способ наблюдать свое развитие.
Это и способ пожурить себя – целая неделя подряд сплошная «текучка» и одни нули. Соберись – сделай широкий шаг вперед.
Это и способ похвалить себя. Молодец - за месяц ощутимый прогресс.